Sumando con las funciones SUM y SUMIF de Excel 2007

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Por Greg Harvey

En Excel 2007, se utiliza la función SUM, muy conocida, para sumar los valores de las hojas de cálculo. Utilice la función SUMIF cuando desee totalizar sólo los números de un rango que cumplan un criterio especificado. Estas funciones se encuentran en las funciones Matemáticas y Trig de la ficha Fórmulas de la cinta y en la lista Seleccionar una categoría del cuadro de diálogo Insertar función.

SUMA

Ninguna función en toda la galaxia de funciones de Excel se acerca a la popularidad de la función SUM. Tan popular es esta función, de hecho, que Excel tiene su propio botón de comando Autosuma localizado en la pestaña Inicio de la Cinta (la que tiene el en ella) que usted usa con más frecuencia para construir sus fórmulas de SUM. Sin embargo, debe ser consciente del funcionamiento de la función básica SUM que el botón Autosuma le permite usar tan fácilmente.

Para que conste, la sintaxis de la función SUM es la siguiente:

=Suma(número1,[número2],[...])

Cuando se usa la función SUM, sólo se requiere el argumento number1; éste es el rango de números en un rango de celdas o constante de matriz que se desea sumar. Tenga en cuenta que puede introducir hasta un total de otros 29 argumentos numéricos opcionales en una única fórmula SUM, todos ellos separados por una coma (,). Por ejemplo, puede crear una fórmula de SUM que sume números en varios rangos diferentes, como en esta fórmula:

=Suma(B3:B10,Hoja2!B3:B10,Hoja3!B3:B10)

En este ejemplo, Excel suma los valores en el rango de celdas B3:B10 en la Hoja 1, Hoja 2 y Hoja 3 del libro de trabajo, dándole el total general de todos estos valores.

SUMIF

¿Qué pasa con los momentos en los que sólo se desea el total de ciertos elementos dentro de un rango de celdas? Para estas situaciones, puede utilizar la función SUMIF. La función SUMIF le permite indicar a Excel que sume los números de un rango determinado sólo cuando esos números cumplan los criterios que usted especifique. La sintaxis de la función SUMIF es la siguiente:

=SUMIF(range,criteria,[sum_range])

En la función SUMIF, el argumento rango especifica el rango de celdas que desea que Excel evalúe al realizar la suma; el argumento criterio especifica los criterios que se utilizarán para evaluar si se incluyen ciertos valores en el rango en la suma; y finalmente, el argumento opcional sum_rango es el rango de todas las celdas que se sumarán juntas. Si omite el argumento sum_range, Excel suma sólo las celdas especificadas en el argumento range (y, por supuesto, sólo si cumplen los criterios especificados en el argumento criteria).

La figura ilustra cómo puede utilizar la función SUMIF para totalizar las ventas de los artículos vendidos. Esta figura muestra una lista de ventas ordenada por ubicación de la tienda (hay tres ubicaciones: Mission Street, Anderson Rd. y Curtis Way) y luego el artículo vendido. Para totalizar las ventas de tartas de limón en las tres localidades, se puede colocar la siguiente fórmula del SUMIF en la celda I3:

Utilizando SUMIF para el total de ventas por artículos vendidos

 =SUMIF(item_sold,"=Lemon tarts",daily_sales)

En este ejemplo, item_sold es el nombre de rango dado al rango celular C3:C62, que contiene la lista de cada artículo que ha sido vendido en los primeros cinco días de enero de 2008 (tartas de limón, muffins de arándano, muchas galletas de papas fritas o pastel de fresa), y daily_sales es el nombre de rango asignado al rango celular G3:G62, que contiene las ventas extendidas realizadas en cada tienda para cada artículo.

La fórmula SUMIF en la celda I3 busca cada ocurrencia de «Tartas de limón» en el rango item_sold (el argumento de los criterios para la función SUMIF) en la columna Item de la lista de Ventas de Galletas y luego agrega su precio de venta extendido desde el rango daily_sales en la columna Daily Sales al total.

Las fórmulas de las celdas I4, I5 y I6 contienen funciones SUMIF muy similares a la de la celda I3, excepto que sustituyen el nombre del postre en cuestión en lugar del argumento «=Tartas de limón».

La fórmula en la celda I8, sin embargo, es ligeramente diferente: Esta fórmula suma las ventas de todos los artículos excepto los pasteles de fresa. Lo hace con la función SUMIF en la siguiente fórmula:

=SUMIF(item_sold,"<>Pastel de fresa",ventas_diarias)

Debido a que el artículo Tarta de fresa está precedido por el operador no () (que puede colocarse antes o después de la comilla doble abierta), Excel suma la venta diaria de cada artículo excepto para la Tarta de fresa.

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