Ajuste de la información de los artículos de inventario en QuickBooks Online

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Por Elaine Marmel

En ocasiones, es posible que tenga que hacer ajustes a la información de los artículos del inventario en QuickBooks Online. Específicamente, es posible que necesite ajustar las cantidades de artículos de inventario disponibles o los valores iniciales.

Puede editar cualquier elemento para cambiar la información descriptiva, como su nombre o descripción; simplemente haga clic en el enlace Editar en la columna Acción junto a su nombre en la página Productos y servicios para ver la información del elemento.

Ajuste de las cantidades de inventario

Es posible que descubra, particularmente después de contar físicamente el inventario, que tiene un número diferente de un artículo de inventario que el reportado en QBO. En este caso, necesita ajustar la cantidad en QBO para que coincida con lo que realmente tiene en stock.

Recuerde utilizar el informe Hoja de trabajo para inventario físico en QBO para registrar las cantidades de artículos disponibles a medida que cuenta el inventario. La información del informe puede ayudarle a determinar los ajustes que necesita hacer.

Para crear un ajuste para unos pocos artículos de inventario, siga estos pasos:

  1. Haga clic en el menú Crear (+ en la parte superior de la ventana QBO) y seleccione Ajuste de cantidad de inventario. QBO muestra la ventana Ajuste de cantidad de inventario.
  2. Si es necesario, modifique la fecha de ajuste y la cuenta de ajuste de inventario.
  3. En la tabla, haga clic en el campo Producto, haga clic en la flecha desplegable que aparece y seleccione un artículo de inventario. inicie un ajuste de artículo de inventario para un solo artículo de inventario. no olvide que el menú Crear más signo cambia a una X cuando el menú está abierto. puede utilizar esta ventana cuando tiene sólo unos pocos ajustes para hacer. QBO rellena el SKU del artículo de inventario, la descripción y la cantidad disponible. QBO también sugiere el valor de la cantidad disponible para el valor de la nueva cantidad Si ha habilitado el rastreo de clase y ubicación, puede proporcionar información para esos campos a medida que completa la ventana de ajuste de la cantidad de inventario.
  4. Suponga que el campo Cantidad disponible indica que usted posee 25 de su artículo y que necesita reducir la cantidad que posee en 5. Realice una de las siguientes acciones: Introduzca 20 en el campo Cantidad nueva o introduzca -5 en el campo Modificación de la cantidad.
  5. Repita los pasos 3 y 4 para cada artículo de inventario que necesite ajustar.
  6. En el campo Nota, introduzca una descripción que explique por qué realizó esta corrección.
  7. Haga clic en Guardar.

Si tiene muchos artículos de inventario que ajustar, puede ahorrar tiempo preseleccionándolos y ajustándolos como un lote. Elija Gear→Products y Servicios para mostrar la página de Productos y Servicios.

A continuación, seleccione los artículos de inventario que desea ajustar poniendo una marca en la columna a la izquierda del nombre del artículo. Haga clic en el pulsador Acciones de lote y seleccione Ajustar cantidad. QBO muestra la ventana de ajuste de la cantidad de inventario mostrada anteriormente, pero rellena la ventana con la información sobre los artículos de inventario seleccionados. Complete los pasos 4, 6 y 7 anteriores para cada elemento de la ventana.

Tratamiento de un ajuste de la cantidad de inventario

Si necesita tratar un ajuste de cantidad de inventario que ya ha grabado previamente (hey…. sucede), siga estos pasos:

  1. Haga clic en el signo Crear menú más (+)→Inventory Ajuste de cantidad para visualizar la ventana Ajuste de cantidad de inventario.
  2. En la esquina superior izquierda de la ventana, haga clic en el botón Transacciones recientes.
  3. Si el ajuste no aparece, haga clic en Más para mostrar la página Buscar, donde puede expandir la búsqueda de la transacción. En la mayoría de los casos, cambiar el rango de fechas servirá.
  4. Puede eliminar una línea de un ajuste haciendo clic en el botón Eliminar en el borde derecho de la fila.
  5. Haga clic en Guardar y cerrar.

Ajuste del valor inicial de un artículo de inventario

Suponga que cometió un error al configurar el valor inicial de un artículo de inventario; puede editar el valor inicial del artículo siempre y cuando haya creado el artículo de inventario después de la publicación de QBO de noviembre de 2015.

Cambiar el valor inicial de un artículo puede tener efectos de gran alcance, y QBO mostrará una advertencia a este efecto cuando inicie el ajuste del valor inicial de su artículo de inventario. Si no está seguro de lo que está haciendo, pregúntele a su contador. Por favor.

Para ajustar el valor inicial de un artículo de inventario, siga estos pasos:

  1. Elija el Gear→Products y los Servicios.
  2. En la columna Acción, junto al artículo del inventario que desea ajustar, haga clic en la flecha desplegable y seleccione Ajustar el valor inicial.
  3. QBO muestra la ventana Valor de inicio de inventario. Utilice esta ventana para ajustar los valores iniciales de un artículo de inventario Si ha habilitado el seguimiento de clase y ubicación, tenga en cuenta que puede proporcionar información para esos campos junto con otros campos que afectan al valor inicial del artículo de inventario.
  4. No puede cambiar la cuenta de activos de inventario de un artículo desde la ventana Valor de inicio de inventario. Para cambiar la cuenta de activos de inventario del artículo, muestre la página Productos y servicios y haga clic en el enlace Editar del artículo para mostrar la información del artículo en el panel Información de productos y servicios del artículo de inventario.
  5. Haga clic en Guardar y cerrar.

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