Agregue un documento al ACT! Ficha Documentos

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Por Karen S. Fredricks

En ACT! 2008, agregar un archivo a la pestaña Documentos es fácil y bien vale la pena el esfuerzo. La ficha Documentos, que puede encontrar en las ventanas Contactos, Grupos o Empresas, le permite adjuntar o crear un acceso directo a todos los archivos relacionados con el contacto, grupo o empresa actual. Puede añadir o crear un acceso directo a una propuesta creada en Excel, un contrato creado en Word o incluso un archivo PDF que haya escaneado en su ordenador.

Sólo tienes que seguir estos pasos para añadir un documento a la pestaña Documentos:

1. Visualice el registro de contacto, grupo o empresa al que desea añadir un documento.

2. Haga clic en la ficha Documentos.

3. Haga clic en el botón Agregar documento en la barra de iconos de la ficha Documentos.

Tienes dos opciones aquí:

– Archivo: Al elegir esta opción estás clonando el archivo original y agregándolo a tu base de datos ACT! Después de agregar un documento a la ficha Documentos, puede abrir el archivo directamente desde ACT! para verlo, editarlo o imprimirlo. La eliminación de un archivo de la ficha Documentos no elimina el documento original del equipo y viceversa. Recuerde: Debido a que el archivo que agrega a la ficha Documentos es un clon del original, los cambios que realice en el documento original no aparecen en el documento clonado que reside en la ficha Documentos, ni los cambios que realice en el documento clonado aparecen en el original. Considere la posibilidad de eliminar el documento original para evitar confusiones.

– Atajo: Crea un acceso directo que enlaza con el documento original en lugar de copiarlo. La ubicación del documento original se muestra en la ficha Documentos.

La ruta Mis documentos es específica tanto para el equipo como para el usuario. La compra de un nuevo equipo o el cambio de la información de usuario en el existente invalida los accesos directos. Considere la posibilidad de crear una nueva carpeta de Windows, como Documentos ACT, que pueda volver a crearse en un equipo nuevo y ser vista por una variedad de usuarios. Además, los usuarios de bases de datos remotas que no tienen acceso a esas carpetas no pueden ver el documento.

Según su elección, se abre el cuadro de diálogo Adjuntar archivo o Adjuntar acceso directo.

4. Busque el documento que desea agregar, selecciónelo y, a continuación, haga clic en Abrir.

ACT! añade el documento a su base de datos ACT! y muestra el tamaño, tipo y fecha de la última modificación en la pestaña Documentos. Los archivos adjuntos muestran el nombre del documento; los accesos directos adjuntos muestran la ruta del archivo.

Los documentos que agrega a la ficha Documentos pasan a formar parte de su base de datos, de modo que los usuarios de la sincronización remota ahora también pueden acceder a esos documentos. También puede agregar un archivo a la ficha Documentos desde el Explorador de Windows o Mi PC arrastrando el icono del documento a la ficha Documentos.

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