Agregar con las funciones SUM y SUMIF de Excel 2010

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Por Greg Harvey

En Excel 2010, se utiliza la función SUM, muy conocida, para sumar los valores de las hojas de cálculo. Utilice la función SUMIF cuando desee totalizar sólo los números de un rango que cumpla los criterios especificados. Estas funciones se encuentran en las funciones Matemáticas y Trig de la ficha Fórmulas de la cinta o en la lista Seleccionar una categoría del cuadro de diálogo Insertar función.

SUMA

Excel proporciona un botón de comando Autosuma en la ficha Inicio de la cinta que puede utilizar para crear rápidamente sus fórmulas de SUM. Sin embargo, debe ser consciente del funcionamiento de la función básica SUM que el botón Autosuma le permite usar tan fácilmente.

Para que conste, la sintaxis de la función SUM es la siguiente:

=Suma(número1,[número2],[...])

Cuando se usa la función SUM, sólo se requiere el argumento number1; éste es el rango de números en un rango de celdas o constante de matriz que se desea sumar. Puede introducir hasta un total de otros 29 argumentos numéricos opcionales, separados por comas, en una única fórmula SUM. Por ejemplo, puede crear una fórmula SUM que sume números en varios rangos diferentes como éste:

=Suma(B3:B10,Hoja2!B3:B10,Hoja3!B3:B10)

En este ejemplo, Excel suma los valores en el rango de celdas B3:B10 en la Hoja 1 (la hoja actual), Hoja 2, y Hoja 3 del libro de trabajo, dándole el total general de todos estos valores.

SUMIF

¿Qué pasa con los momentos en los que se desea el total de sólo ciertos elementos dentro de un rango de celdas? Para estas situaciones, puede utilizar la función SUMIF. La función SUMIF le permite indicar a Excel que sume los números de un rango determinado sólo cuando esos números cumplan los criterios que usted especifique. La sintaxis de la función SUMIF es la siguiente:

=SUMIF(range,criteria,[sum_range])

En la función SUMIF, el argumento rango especifica el rango de celdas que desea que Excel evalúe al realizar la suma; el argumento criterio especifica los criterios que se utilizarán para evaluar si se incluyen ciertos valores en el rango en la suma; y finalmente, el argumento opcional sum_rango es el rango de todas las celdas que se sumarán juntas. Si omite el argumento sum_range, Excel suma sólo las celdas especificadas en el argumento range (y, por supuesto, sólo si cumplen los criterios especificados en el argumento criteria).

La figura ilustra cómo puede utilizar la función SUMIF para totalizar las ventas de los artículos vendidos. Esta figura muestra una lista de ventas ordenada por ubicación de la tienda (hay tres ubicaciones: Anderson Rd., Curtis Way y Mission Street) y luego el artículo vendido. Para totalizar las ventas de tartas de limón en las tres localidades, se puede colocar la siguiente fórmula SUMIF en la celda I3:

=SUMIF(C3:C100,"=Tartas de limón",G3:G62)

En este ejemplo, el rango de células C3:C62 contiene la lista de cada artículo que se ha vendido en los primeros cinco días de enero de 2010 (tartas de limón, magdalenas de arándano, muchas galletas de papas fritas o pastel de fresa). El rango de celdas G3:G62 contiene las ventas extendidas hechas en cada tienda para cada artículo.

La fórmula SUMIF en la celda I3 busca cada ocurrencia de «Tartas de limón» (el argumento de criterio para la función SUMIF) en la columna Artículo de la lista de Venta de Galletas y luego agrega su precio de venta extendido de la columna Ventas Diarias al total.

Las fórmulas de las celdas I4, I5 y I6 contienen funciones SUMIF muy similares a la de la celda I3, excepto que sustituyen el nombre del postre en cuestión en lugar del argumento «=Tartas de limón». La fórmula en la celda I8, sin embargo, es ligeramente diferente: Esta fórmula suma las ventas de todos los artículos excepto los pasteles de fresa. Lo hace con la función SUMIF en la siguiente fórmula:

=SUMIF(C3:C62,"<>Tarta de fresa",G3:G62)

Debido a que el artículo Tarta de fresa va precedido por el no operador (), Excel suma la venta diaria para cada artículo excepto para la tarta de fresa.

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