Adición de un nuevo nombre a la carpeta de contactos de Outlook

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Por Peter Weverka

Una carpeta de Contactos de Outlook es tan buena y completa como la información sobre los contactos que usted pone en ella. Para colocar a alguien en la lista de contactos, abra la carpeta Contactos y comience con una de las siguientes acciones:

  • Presione Ctrl+N (en la ventana de la Carpeta de Contactos) o Ctrl+Mayús+C.
  • Seleccione Archivo -> Nuevo -> Contacto.

Verá el formulario de contacto. En este formulario, usted puede encontrar lugares para entrar en casi todo lo que pueda necesitar saber sobre una persona (excepto su vida amorosa y sus vicios secretos). Ingrese toda la información que desea registrar, teniendo en cuenta estas reglas de circulación a medida que avanza:

  • Nombres completos, direcciones, etc: Aunque usted puede estar tentado a simplemente introducir direcciones, números de teléfono, nombres, etc. en los cuadros de texto, ¡no lo haga! Haga clic en el botón Nombre completo en la ficha General, por ejemplo, para introducir un nombre. Haga clic en el botón Empresa o Casa para introducir una dirección en el cuadro de diálogo Comprobar dirección. Haciendo clic en los botones e introduciendo datos en cuadros de diálogo, permite que Outlook separe los componentes de los nombres, direcciones y números de teléfono. Como tal, Outlook puede utilizar nombres y direcciones como fuente para los correos y correos electrónicos masivos.
    Al introducir información sobre una empresa, no sobre una persona, deje en blanco el campo Nombre completo e introduzca el nombre de la empresa en el campo Empresa.
  • Información que le importa a usted: Si el formulario no parece tener un lugar para introducir cierto tipo de información, intente hacer clic en un botón de triángulo y elegir una nueva categoría de información en el menú emergente. Haga clic en el botón triángulo junto al botón Negocio y seleccione Casa, por ejemplo, si desea introducir una dirección particular en lugar de una dirección profesional.
  • Archivo As: Abra el menú desplegable Archivo como y elija una opción para archivar el contacto en la carpeta Contactos. Outlook puede archivar los contactos alfabéticamente por apellido, nombre, nombre, nombre de la empresa o combinaciones de los tres. Elija la opción que mejor describa cómo espera encontrar el contacto en la carpeta Contactos.
  • Direcciones postales: Si mantiene más de una dirección para un contacto, muestre la dirección a la que desea enviar correo y active la casilla de verificación Esta es la dirección postal. De esta manera, en un envío masivo, usted recibe cartas enviadas a las direcciones correctas.
  • Direcciones de correo electrónico: Puede introducir tres direcciones de correo electrónico para cada contacto. (Haga clic en el botón del triángulo y elija Correo electrónico 2 o Correo electrónico 3 para introducir una segunda o tercera dirección.)
    En el cuadro de texto Mostrar como, Outlook muestra el aspecto que tendrá la línea Para: de los mensajes de correo electrónico cuando envíe correo electrónico a un contacto. De forma predeterminada, la línea Para: muestra el nombre del contacto seguido de su dirección de correo electrónico entre paréntesis. Sin embargo, puede introducir lo que desee en el cuadro de texto Mostrar como, y si introducir algo diferente puede ayudarle a distinguir entre direcciones de correo electrónico, introduzca algo diferente. Por ejemplo, introduzca Lydia – Personal para que pueda saber cuándo envía un correo electrónico a la dirección personal de Lydia, en lugar de la dirección de su empresa.
  • Fotos: Para colocar una foto digital en un formulario de contacto, haga clic en el botón Agregar foto de contacto y, en el cuadro de diálogo Agregar imagen de contacto, seleccione una imagen y haga clic en Aceptar.

Asegúrese de escribir algunas palabras en la pestaña General para describir cómo y dónde conoció al contacto. Cuando llegue el momento de eliminar los contactos de la lista de la carpeta Contactos, leer las descripciones puede ayudarle a decidir a quién le sale la hierba y a quién no.

Cuando haya terminado de ingresar información, haga clic en el botón Guardar y cerrar. Si tiene prisa por introducir información de contacto, haga clic en el botón Guardar y nuevo. Al hacer clic en este botón se abre un formulario vacío para que pueda registrar información sobre otro contacto.

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