Adición de un gráfico de Excel a un documento de Word 2007

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Por Doug Lowe

Al insertar un gráfico en Word, Excel se inicia automáticamente, y los datos del gráfico se colocan en un libro de trabajo de Excel. Sin embargo, ese libro de trabajo de Excel no se almacena como un documento separado. En su lugar, el gráfico y el libro de trabajo de la Lista de trucos se almacenan en el documento de Word. El siguiente procedimiento muestra cómo insertar un gráfico en una página de Microsoft Word 2007.

1. Mueva el punto de inserción al lugar donde desea que aparezca el gráfico.

2. Haga clic en la ficha Insertar y, a continuación, haga clic en el botón Gráfico del grupo Ilustraciones.

Se llama la ventana de diálogo Crear gráfico.

3. Seleccione el tipo de gráfico que desea crear.

Puede seleccionar cualquiera de las siguientes clases de gráficos:

– Columna: Los datos se muestran como columnas verticales. Las columnas se pueden mostrar una al lado de la otra o apiladas, y usted puede elegir varias formas para las columnas, incluyendo barras simples, bloques tridimensionales, cilindros, conos y pirámides.

– Línea: Los datos se muestran como puntos individuales unidos por varios tipos de líneas.

– Pastel: Los datos se muestran como cortes en una tarta circular.

– Bar: Lo mismo que un gráfico de columnas, excepto que las columnas están dispuestas horizontalmente en lugar de verticalmente.

– Área: Similar a un gráfico de líneas, excepto que las áreas debajo de las líneas están sombreadas.

– X Y (Scatter): Traza puntos individuales usando dos valores para representar las coordenadas X, Y.

– Stock: Traza valores altos/bajos/cerrados.

– Superficie: Similar a un diagrama de líneas pero representa los datos como una superficie tridimensional.

– Rosquillas: Similar a un gráfico circular, pero con un agujero en el centro.

– Bubble: Similar a un gráfico de dispersión, pero utiliza un tercer valor para determinar el tamaño de la burbuja.

– Radar: Traza los datos relativos a un punto central en lugar de los ejes X e Y.

4. Haga clic en Aceptar.

La palabra zumba y se tritura por un momento y luego inserta el gráfico en la página. La razón de toda la conmoción es que para insertar el gráfico, Word debe averiguar si Excel ya se está ejecutando. Si no es así, Word lanza Excel y reorganiza la pantalla para que Word y Excel se muestren uno al lado del otro.

Si Excel ya se está ejecutando cuando usted inserta el gráfico, no estará alicatado junto con Word. En lugar de ello, permanecerá donde está, lo más probable es que se maximice en su propia ventana de pantalla completa. Puede pulsar la combinación de teclas Alt+Tab para alternar entre Word y Excel.

5. Cambie los datos de la muestra a algo más realista.

Los datos del gráfico se muestran en Excel, junto con Word. Necesita cambiar esta hoja de trabajo para proporcionar los datos que desea graficar. Observe que el gráfico en sí cambia para reflejar los nuevos datos tan pronto como regrese a Word (haciendo clic en cualquier parte de la ventana de Word).

6. Personalice el gráfico de la forma que desee.

Pegar un gráfico desde Excel

Si los datos que desea graficar ya existen en un libro de trabajo de Excel, la forma más fácil de graficarlos en Word es crear primero el gráfico en Excel. A continuación, copie el gráfico en el portapapeles, cambie a Word y pegue el gráfico en la página correspondiente. Al hacerlo, el gráfico aparece en Word exactamente igual que en Excel.

Al pegar un gráfico de Excel en Word, aparece un icono especial de etiqueta inteligente junto al gráfico. Puede hacer clic en esta etiqueta inteligente para mostrar un menú con las siguientes opciones:

  • Pegar como imagen: Convierte el gráfico en una colección de objetos en forma de Word, sin vinculación con el gráfico o los datos originales de Excel.
  • Gráfico de Excel: Esta opción crea una copia de los datos de Excel y los almacena como un objeto de libro de trabajo dentro del fichero de Word. Esto rompe efectivamente el gráfico del documento Word del libro de trabajo original, por lo que cualquier cambio que haga en los datos del libro de trabajo original no se refleja en el gráfico de Word (y viceversa).
  • Enlace a la tabla de Excel: Esta opción copia el gráfico en el documento de Word pero crea un enlace a los datos del libro de trabajo original de Excel. Cualquier cambio que realice en los datos del libro de trabajo original de Excel se refleja en el gráfico (y viceversa).
  • Mantener el formato de origen: Esta opción mantiene todo el formato que aplicó en el gráfico original de Excel. Por lo tanto, el gráfico de Word se ve exactamente igual que el gráfico de Excel.
  • Utilice Tema de destino: Esta opción reformatea el gráfico de acuerdo con el Tema del Documento utilizado en el documento Word. Obtendrá un gráfico que está formateado de forma coherente con el resto del documento.

Cambiar el tipo de gráfico

Word le permite crear 14 tipos básicos de gráficos. Cada tipo transmite información con un énfasis diferente. Los datos de ventas graficados en un gráfico de columnas pueden enfatizar el rendimiento relativo de diferentes regiones, por ejemplo, y los mismos datos graficados como un gráfico de líneas pueden enfatizar un aumento o disminución de las ventas a lo largo del tiempo. El tipo de gráfico que mejor se adapte a sus datos depende de la naturaleza de los datos y de los aspectos de los mismos que desee destacar.

Afortunadamente, Word no le obliga a decidir el tipo de gráfico final por adelantado. Puede cambiar fácilmente el tipo de gráfico en cualquier momento sin cambiar los datos del mismo. Estos pasos le muestran cómo hacerlo:

1. Haga clic en el gráfico para seleccionarlo.

La ficha Diseño de herramientas de gráficos aparece en la cinta.

2. Haga clic en el botón Cambiar tipo de gráfico en el grupo Tipo.

Word muestra una galería de tipos de gráficos.

3. Haga clic en el tipo de gráfico que desee.

4. Haga clic en Aceptar y ya está.

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