Adición de nuevos contactos en el acto! 2005

En el nivel más simple, el propósito principal de ACT! es servir como un lugar para almacenar todos los contactos con los que interactúas diariamente. Puede agregar y editar todos sus contactos desde la ventana Detalles de contacto porque contiene toda la información que pertenece a un registro en particular y le permite ver todos sus campos de contacto.

Probablemente tienes muchos contactos que te mueres por introducir en tu base de datos, así que salta y sigue estos pasos:

  • Si aún no estás en la ventana Detalles de contacto, haz clic en el icono Contactos del ACT! Barra de navegación.
  • En la ventana Detalle del contacto, elija una de las tres formas de añadir un nuevo contacto a su base de datos: Seleccione Contacto → Nuevo contacto, haga clic en el icono Nuevo contacto de la barra de herramientas y pulse la tecla Insertar en el teclado; si inicia cualquiera de los comandos anteriores, el registro del contacto quedará en blanco. Ahora está listo para introducir la información del nuevo contacto.
  • Comience a ingresar información haciendo clic en el campo Empresa y escribiendo el nombre de la empresa del contacto.ACT! no distingue entre contactos reales y contactos en blanco. Si no se introduce información o se pulsa repetidamente la tecla Insertar, se producen numerosos registros de contactos en blanco, que no sirven para nada y que sólo sirven para tapar la base de datos. Por lo tanto, aunque usted es libre de dejar cualquiera de los campos de ACT! en blanco, tiene que ingresar algo, así que comience con el nombre de la compañía, siempre puede volver a un registro más tarde y agregar, cambiar o eliminar cualquier información en cualquier campo.
  • Haga clic en el siguiente campo en el que desea introducir información y empezar a escribir, también puede utilizar la tecla Tab para avanzar al siguiente campo. Si usted presiona inadvertidamente la tecla Tab con demasiada frecuencia, puede encontrar que ha avanzado demasiados campos y ha terminado en el campo equivocado. Pero no te preocupes: Mantén presionada la tecla Mayúsculas y luego presiona Tab para mover el cursor en la dirección opuesta.
  • ACT! viene con aproximadamente 50 campos preprogramados que reflejan las necesidades de la mayoría de los usuarios. Muchos de los campos son bastante auto-explicativos (y reflejan el tipo de información que usted probablemente espera encontrar en cualquier libreta de direcciones): nombre del contacto, nombre de la compañía, teléfono, ciudad, estado y código postal. Estos están convenientemente ubicados en la mitad superior de la ventana Detalle de contacto. Algunos de los campos son un poco menos obvios: Dirección: Si usted asume que los tres campos que ACT! proporciona para la dirección están destinados a almacenar tres direcciones alternativas, ¡está equivocado! Los campos de la segunda y tercera dirección son para direcciones realmente largas. Este campo es un buen lugar para incluir el nombre de un edificio si es parte integral de la dirección.5160 etiquetas de estilo, popularmente usadas para envíos masivos, generalmente imprimen cuatro líneas de información: compañía, contacto, dirección y ciudad/estado/código postal (todas en la cuarta línea). Si necesita utilizar los campos de la segunda y tercera dirección, necesita etiquetas más grandes: El campo ID/Estado es esencialmente el campo de categoría, y clasifica cada uno de sus contactos en categorías. Al utilizar el campo ID/Estado, no tiene que configurar manualmente una variedad de bases de datos: una para sus amigos, otra para sus clientes, otra para sus proveedores, etc. El campo ID/Status viene preestablecido con un par de docenas de las categorías más usadas, incluyendo amigos, clientes, vendedores y competidores, lo que hace que la búsqueda de cada una de estas categorías sea fácil y rápida: Este campo se refiere al nombre que viene después de la palabra Estimado en una carta, que se utiliza en sus plantillas de cartas. Por defecto, ACT! es de tipo amigable y usa el nombre de pila. Si prefiere utilizar el saludo más formal como configuración predeterminada, seleccione Herramientas → Preferencias y haga clic en el botón Preferencias de saludo que se encuentra en la pestaña General: Este campo es uno de los más comúnmente pasados por alto en la base de datos. La información introducida en este campo se utiliza en el informe de la fuente de remisiones; si no se introduce la información referida por, el informe resulta inútil. Entonces, ¿cuál es el problema? Suponga que está pagando por publicidad en dos periódicos – ¿no sería agradable saber cuál atrajo más prospectos? Si usted está asistiendo a ferias comerciales o poniendo mucho tiempo y esfuerzo en su sitio Web, ¿no le gustaría saber si sus esfuerzos han resultado en algún nuevo negocio? Y, si un cliente existente le está enviando muchas nuevas pistas, no le honraría con un buen jamón en Navidad en lugar de la habitual tarta de frutas ser agradable… Usuario: Tenga en cuenta que varios campos de usuario están en la mitad inferior de la ventana de Detalle de Contacto. Deje estos campos en blanco hasta que los cambie de nombre. Si no lo hace, puede terminar con varios tipos de datos ingresados en un campo, siempre puede volver atrás y agregar, cambiar o eliminar datos de campo en cualquier momento.
  • No se alarme cuando ACT! formatee automáticamente algunos de sus datos de campo cuando introduzca información.
  • Añada sus datos de la forma más uniforme posible.
  • Si es necesario, añada varias entradas a un campo y, por lo general, la mejor práctica es limitarse a un elemento por campo. De vez en cuando, sin embargo, usted encuentra una situación en la que un contacto cae en dos categorías. Por ejemplo, JoAnne Chamar puede ser tanto un amigo como un cliente. Para seleccionar varios criterios para incluirlos en un solo campo, siga estos pasos: a. Coloque el cursor en el campo.b. Marque las selecciones deseadas.c. Haga clic en las entradas deseadas en el cuadro de diálogo Editar valores de lista.d. Haga clic en cualquier lugar fuera del cuadro de diálogo para cerrarlo.
  • Cuando rellene la información de cada nuevo contacto, no olvide hacer clic en las distintas pestañas de la parte inferior de su diseño. La ficha Dirección particular es el lugar donde se registra la información personal de un contacto. Es posible que tenga otras pestañas entre las que también puede elegir. Si se olvida de hacer clic en esas pestañas en la parte inferior de la ventana Detalles de contacto, es posible que pase por alto algunos de los campos que debe rellenar para obtener información importante. Así que, ¡asegúrate de hacer clic en esas pestañas!
  • Teóricamente, no tiene que guardar la nueva información de contacto; se guarda si hace cualquiera de las siguientes acciones: Ejecutar cualquier otro comando ACT! que incluya cualquier cosa, desde añadir una nota o una oportunidad de venta hasta programar una cita, pasar a otro registro de la base de datos, hacer clic en el botón Guardar (representado por el icono de un pequeño disquete en la barra de herramientas) y presionar Ctrl+S.
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